Om utsendinger og adresser
Brev utsendinger
Systemet sender automatisk ut saker både som brev og e-post, så lenge disse kontaktopplysningene ligger registrert i saken.
Ved å sette opp integrasjon, overføres denne informasjonen, slik at du normalt sett ikke trenger å foreta deg noe. Dersom du fakturerer i ett 3.part system og kontaktinformasjon ikke følger med- les her.
Du finner skyldner informasjon inne i hver enkelt sak ved å klikke på “Skyldnerinfo”:
👉 Ligger saken på "reskontro" oversikten, finner du skyldner info helt til høyere.
👉 Dersom saken er flyttet over på sakslista, finner du skyldnerinfo under “Behandle sak” og du kan finne det ved å trykke på den lille firkanten på samme linje som saksnummer og kundenavn, øverst i den grønne firkanten.
Skjermbildet under viser hvor du finner menyen for utsendelser og tilgang til skyldnerinformasjon i systemet.
Må kravet alltid sendes per post?
Nei, det er kun betalingsoppfordringen som etter loven må sendes i brevform, men Kredin er bygget for å allikevel sende i flere kanaler – både e-post og brev – for å øke sjansen for at kunden mottar og responderer på kravet.
Hva skjer om jeg har feil adresse / får brevet i retur?
Dersom adressen til skyldner er feil, vil brevet naturligvis ikke komme frem til mottaker, slik som lovverket krever.
Brev som ikke kan leveres, blir returnert til utsender – altså ditt firma.
Når dette skjer, vil saken likevel ligge aktiv i systemet og dermed bør du:
- Sjekke om adressen er riktig i Brønnøysundregisteret eller i Folkeregisteret.
(Se egen veiledning for hvordan du finner riktig adresse på privatperson i Folkeregisteret her.) - Oppdatere riktig adresse i regnskapssystemet (eller direkte i Kredin dersom du ikke har integrasjon).
- Tilbakestille dokumentet, og deretter sende kravet på nytt fra Kredin når opplysningene er oppdatert.
- Vurdere om du ønsker å ta saken videre til forliksrådet: Ved dom kan denne henges opp i forliksrådet, deretter kan du begjære utlegg basert på dommen. Merk: Dette kan ta lang tid.
- Vurdere om du ønsker å sende brevet rekommandert, slik at du kan fremlegge kvittering for dette sammen med utleggsforretningen. Da vil namsfogden anse brevet som mottatt, og opprette sak. 👉 Slik gjør du: Skriv ut betalingsoppfordringen inne på dokumenter i saken, og send det rekommandert via Posten.
Rekommandert brev
Det er ikke krav om at betalingsoppfordringen sendes som rekommandert brev.
Det avgjørende er at skyldner har mottatt betalingsoppfordringen.
Namsfogden godtar at betalingsoppfordringen sendes som vanlig brevpost, noe som også skjer automatisk i Kredin. Dersom brevet kommer i retur, kan dette imidlertid hindre videre behandling av saken.
Når bør du vurdere rekommandert brev?
Dersom du mottar betalingsoppfordringen i retur, eller mistenker at skyldner ikke åpner eller henter post, kan det være hensiktsmessig å sende betalingsoppfordringen rekommandert.
Namsfogden godtar betalingsoppfordring er gyldig mottatt, dersom den er sendt som rekommandert, så lenge kreditor kan dokumentere utsendelsen. Dette gjelder forutsatt at brevet er sendt til folkeregistrert adresse.
Slik gjør du:
- Gå inn i saken
- Print ut betalingsoppfordringen
- Send brevet rekommandert via Posten
- Legg kvitteringen for den rekommanderte sendingen med i utleggsforretningen
Postens EA-tjeneste (returhåndtering)
Det er mulig å bestille Postens EA-tjeneste, som legger til en QR-kode ved siden av skyldners navn og adresse på dokumentene.
Denne koden gjør at Posten kan returnere brevet korrekt til mottaker dersom det ikke kan leveres til adressen som er påført.
Pris for denne tjenesten følger Postens egne satser.
💡 Tips: Sjekk alltid at adresse og e-post ligger korrekt under Skyldnerinfo før du sender første brev.
Dette sikrer at kravet blir sendt til riktig mottaker, og at prosessen ikke forsinkes.
Om integrasjonen ikke overfører skyldnerinformasjon
Dersom du fakturerer i et annet system enn regnskapssystemet, kan det i enkelte tilfeller være mangelfull integrasjon mellom disse systemene, som gjør at kundeinfo mangler i regnskapssystemet ditt.
Siden Kredin henter data direkte fra regnskapssystemet, vil derfor ikke Kredin ha komplett kundeinformasjon i slike tilfeller.
Om du oppdager dette rett før en utsendelse, kan informasjonen legges inn manuelt i Kredin.
Vær oppmerksom på at Kredin ikke overfører kundeinformasjon tilbake til regnskapssystemet, slik at oppdateringer av kundeinfo (som adresse, organisasjonsnummer m.m.) bør derfor alltid gjøres direkte i regnskapssystemet, slik at endringene automatisk fanges opp av integrasjonen mot Kredin.
Inne på reskontro vil slike kunder være merket med et pin-ikon i kolonnen «Info/advarsler».
Vi anbefaler at du oppdaterer all manglende kundeinformasjon i regnskapssystemet før du skrur på full autopilot i Kredin.
⚠️ MERK! Dersom det mangler adresse på skylder info, vil du se det dukker opp en sort pin på "info/advarsler".